REGLES DE FONCTIONNEMENT ET INFORMATION POUR LES USAGERS DE L’IIRF

Les règles suivantes ont été établies pour des raisons de vie collective, d’entretien des bâtiments et de son infrastructure, de conditions de travail et de sécurité. Ces règles doivent être appliquées en toutes circonstances.

1. Information générale sur l’IIRF

L’Institut est une institution légale portant le nom d’ “Institut International de Recherches et de Formation” (I.I.R.F.). Ce nom doit être utilisé lors de tout contact avec les autorités locales. L’IIRF est géré par une fondation dont le siège se trouve à Bruxelles, Belgique.

L’Institut n’étant pas ouvert au public, toutes réunions avec des personnes non-liées à l’école/séminaire doivent avoir lieu en dehors de ses locaux. De même, seuls les participants peuvent dormir à l’école.

2. Responsabilité collective

Tous les participants ont une responsabilité collective vis-à-vis de la marche générale de l’Institut et des moyens matériels mis à leur disposition.

L’Institut est bien équipé (chambres à coucher, salle à manger, salles de réunion et de loisirs, bibliothèques, TV et magnétoscopes, système de traduction simultanée, etc.). Les participants doivent assurer un emploi responsable de cette infrastructure. Prenez soin du matériel (audio-visuel, stéréo, audiophones, etc.). Aidez-nous à réduire les frais généraux d’eau et d’électricité en fermant bien les robinets après usage, en éteignant les lumières, etc. Les radiateurs individuels dans les chambres peuvent être allumés ou éteints. Éteignez-le quand vous ouvrez la fenêtre ! Si le radiateur ne chauffe pas, adressez-vous à l'équipe de l'IIRF.

3. Comment se retrouver dans les bâtiments?

Au rez-de-chaussée se trouve la réception (salle de télé) et les salles de réunion. Le bâtiment étant composé de trois maisons adjointes, il y a trois escaliers.

L'escalier A (en face de la porte d'entrée) mène à la bibliothèque et aux bureaux de l'équipe. En passant la porte, un autre escalier vous mène à la cuisine, la salle à manger et la salle de musique.

L'escalier B (à droite avant d'entrer à la grande salle de réunion) monte aux chambres à coucher (deux étages) et descend à la salle de musique et L'escalier C (derrière la grande salle de réunion)monte aux chambres à coucher et descend à la 'salle de la cheminée' où se trouve la collection de vidéos.

Les cours et discussions ont généralement lieu dans les salles C et B1, destinées à l’organisation d’activités collectives. La salle A (ou est le photocopier) est réservée à l’équipe de direction de l’école/séminaire du moment. B2 est une salle de lecture, où le silence est de rigueur. Si nécessaire, elle peut être ouverte à des groupes de discussion.

IL NE FAUT JAMAIS AMENER LES TASSES DE CAFE DANS LES SALLES DE CONFERENCE OU DE LECTURE.

Les réunions informelles peuvent se tenir au mieux dans la réception, le réfectoire, la salle de musique ou dans le jardin. Veillez, quand vous marchez dans le jardin, à ne pas écraser les fleurs !

Il y a deux étages de chambres à coucher, du côté B et C des bâtiments. Notez votre nom sur la liste des chambres qui se trouve à côte du téléphone dans la réception. Souvent il faut partager la chambre avec un/une autre participante/e (d' abord celles du côte jardin, plus tranquilles). Les draps et serviettes se trouvent dans les armoires dans le couloir du rez-de-chaussée. A la fin de votre séjour, il faut les descendre à la petite cuisine en bas. Laissez oreiller et housse du matelas dans la chambre.

Respectez autant que possible le silence dans les dortoirs, pour ne pas déranger ceux qui désirent dormir ou qui travaillent dans leurs chambres. N’employez pas de machines à écrire dans votre chambre. Ne prenez pas des douches à des heures trop matinales ou trop tardives, à cause du bruit. Tenez particulièrement compte de cela quand vous rentrez après une virée tardive dans les bars d’Amsterdam !

Derrière la cuisine, il y a deux réserves où l’on stocke la nourriture et les produits de nettoyage. Elles sont ouvertes quand nécessaire, mais seulement aux équipes de cuisine.

Les deux bibliothèques ne sont ouvertes que lors des écoles/séminaires organisés par l’Institut lui-même. L’Équipe permanente les emploie comme bureaux. Prière de lire le guide a la bibliothèque de l'IIRF dans le premier matériel de lecture. Quand vous empruntez un livre ou journal, notez toujours dans le cahier d'enregistrement pourvu votre nom et titre du livre ou journal. On ne peut jamais sortir les livres hors du bâtiment. Les participants peuvent lire les périodiques et livres dans la salle de lecture (salle B2). Il est interdit d’emmener les périodiques et livres hors de cette salle.

4. Nourriture et boissons

On vous prie de ne pas emmener de la nourriture et des boissons dans les salles de réunions. Descendez les tasses de café sales à la cuisine. Rincez assiettes et couverts sales avant de les mettre dans les paniers de la machine à vaisselle. Soyez ponctuels lors des repas, les équipes de cuisine ne sont pas de servants qui doivent vous attendre.

Bière et vin sont disponibles si quelqu'un des participants prend en charge l'achat. Notez sur la liste sur un des réfrigérateurs ce que vous avez pris si vous ne payez pas tout de suite.

Une équipe de cuisine prépare et sert les repas, fait la vaisselle après et nettoie la cuisine et la salle à manger le soir. Il ne faut pas laisser de la nourriture entre les repas, il y a des souris affamés ! L'équipe doit également assurer qu' il y ait toujours du café et des tasses propres.

Les menus doivent être préparés à base de la nourriture disponible. Il y a des aliments frais et surgelés(vérifiez dans le grand congélateur)dans la réserve des légumes et fruits. Vérifiez dans les réfrigérateurs s'il reste de la nourriture que vous pouvez employer. Planifiez les repas pour ne pas oublier de dégeler à temps les aliments surgelés et de répartir le travail de cuisine au long de la journée. On ne sert de la viande qu' une fois par jour, trop de viande est mauvais pour la santé et en plus la viande coûte cher.

Pour avoir de l'eau chaude à la cuisine, il faut tourner le bouton du chauffe-eau dans la petite cuisine.

Pour le petit-déjeuner, il faut mettre le café vers 7h30 (voir instructions à côté de la machine a café. Allumez la machine à vaisselle (voir instructions). Réveillez les autres participants en frappant leurs portes a 7h45. Mettez pain, confiture et fromage, coupé en tranches, sur les tables. Le petit-déjeuner doit être servi entre 8h00 et 8h30. vers 9h00 tout doit être ramassé. Le lunch doit être servi vers 13h00. L'équipe de cuisine met sur les tables vers, carafes d'eau, pain, sel et poivre et serviettes. Puis il sert les gens au comptoir (contrôle des portions!). Chacun prend ses couverts et son assiette. Après le repas, la vaisselle doit être faite. Ne restez pas trop longtemps pour que l'équipe puisse tout ramasser et se reposer un peu avant la réunion suivante. Le souper doit être servi entre 19h00 et 19h30. Après, tout doit être lavé et ramassé, le sol nettoyé avec de l'eau. Après avoir éteint la machine à vaisselle il faut pomper l'eau et enlever d'éventuels restes de nourriture. A la fin de la soirée, éteignez la machine à café, videz les cafetières. Il faut que tout soit en ordre pour l'équipe du lendemain

5. Papiers et objets de valeur

L’Institut a un coffre-fort où l’on peut garder les objets de valeurs. Il est donc possible de déposer dans le coffre les passeports et les billets d’avion, pour éviter de les perdre. On peut faire une photocopie du passeport que tu peux prendre avec toi, si tu veux.

6. Leisure

Les participants ont à leur disposition :

- une télé avec différentes chaînes européennes. On vous prie de ne pas changer la fréquence.

- un appareil vidéo et une petite collection de films vidéos dans la “salle à la cheminée”.

- dans la salle de musique en bas vous pouvez écouter de la musique. Il y a des cassettes et des CDs.

Attention: Les salles de musique et de loisirs sont d’usage collectif. Il ne faut pas les convertir en bureaux de travail personnels ! Les cassettes et des CDs doivent rester dans la salle de musique et non pas être emportées dans les chambres à coucher. Évitez de faire jouer la musique trop fort, notamment le soir, et n’ouvrez pas les portes donnant sur le jardin, ou les fenêtre donnant sur la rue, pour ne pas déranger ceux qui veulent dormir ainsi que les voisins ; afin d’éviter aussi que ces derniers n’appellent la police.

Il y a une table de ping-pong dans la petite bicoque du jardin. N’y jouez pas avant 9h00 du matin ou après 10h00 du soir (surtout le week-end). En effet, les bruits du jardin résonnent fortement dans toutes les maisons alentours, ce qui est fort désagréable pour les voisins.

Il y a un petit supermarché (Albert Hijn) dans le Emmastraat, ouvert de lundi samedi de 9h00 à 20h00. La poste est actuellement à la fin du Koninginneweg du côté gauche juste avant le grand carrefour (suivez le tram 2 pour 2 arrêts de plus). Vous pouvez acheter les 'strippenkaarten' pour les trams ou bus au supermarché ou la poste. Pour retirer de l'argent des caisses automatiques, vous en trouverez à la poste ou allant vers le centre au Van Baerlestraat près de la banque AMRO ou VSB.

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7. Téléphone/Fax/Photocopie/Services d’enrégistrement K7

Les participants peuvent employer le téléphone noir -numéro 020 662 78 56 - mis à leur disposition sous l'escalier en face de la porte d'entrée. Employez uniquement les pièces de monnaie euro ! Après avoir décroché, vous pouvez choisir la langue pour suivre les instructions en anglais, allemand, néerlandais ou français en pressant le bouton T.

L' Institut dispose d' un autre numéro de téléphone, le 020-671 72 63, le numéro officiel de l'Institut. Par cette ligne, on peut passer les appels aux extensions (bureaux-bibliothèque 1/réception/cuisine/maison Peter/maison Susan, ces deux derniers uniquement en cas d'urgence). Néanmoins, pour vos appels personnels il vaut mieux donner le 662 78 56. Afin de ne pas troubler le déroulement des sessions, demandez à vos correspondants d'essayer de vous joindre en dehors des heures de cours.

Pour les appels internationaux, faites d'abord 00

Vous pouvez recevoir ou envoyer votre courrier électronique par iireperson@antenna.nl sur le Macintosh Performa dans le petit bureau oú se trouve aussi le fax, au 1er étage. Vérifiez que votre nom soit sur la ligne "sujet". Ce n'est pas à vous d'envoyer ou de recevoir le courrier, l'équipe s'en charge régulièrement. Et n'employez pas l'adresse électronique officielle de l'IIRE pour votre courrier personnel. Vous y trouverez également deux laptops pour vos recherches sur Internet et pour vérifier votre propre compte électronique. Tenez compte des autres, il n'y a que deux machines pour tous les participants!

Le numéro fax de l’Institut est : 673.21.06. Pour envoyer un fax, le coût est les mêmes que celui du téléphone + .50 centimes par page. Pour recevoir un fax, le coût est de 30 centimes par page.

Des photocopies personnelles peuvent être faites sur la photocopieuse dans la salle à côté de la réception. Il faut demander un code à un des membres de l'équipe. Chaque copie coûte 5 centimes d'euro. N'oubliez pas de payer vos copies avant de partir !

L’enregistrement de cassettes (par exemple des rapports) peuvent être fait sur le copieur destiné à cette fin. Chacun doit fournir ses propres cassettes.

8. Le lavage du linge

Le linge personnel peut être lavé à la main dans la petite pièce annexée à la cuisine. Il peut être mis à sécher dans la buanderie située derrière la salle à manger. Les deux machines à laver peuvent être utilisées pour laver collectivement le linge, mais il faut d’abord consulter l’équipe permanente. Ces machines ne peuvent pas être utilisées à volonté par chaque participant. Il y a une laverie automatique près de l’école, dans Cornelis Schuytstraat.

9. Le nettoyage des locaux

Pour pouvoir être utilisé durablement, il faut que l’Institut reste propre. On ne peut pas se permettre de laisser se détériorer les bâtiments, l’équipement et autres ressources. Il faut donc tenir propre les chambres à coucher, ainsi que les salles de travail et de loisirs. Une attention particulière doit être accordée aux douches, W.C., lavabos et à la cuisine. Les douches et lavabos doivent être nettoyés après chaque usage. Il faut enlever les cheveux et tout ce qui risque de bloquer les évacuations d’eau. Pour éviter de boucher les canalisations, ne jetez jamais les serviettes hygiéniques dans les W.C., ni le mar de café dans l’évier.

A la fin de chaque session, il faut organiser un grand nettoyage systématique de tout le bâtiment. On sait d’expérience qu’il est impossible de le faire en moins de trois heures. L’ordre du jour doit être définit en conséquence, afin que l’équipe permanente (qui a bien d’autres choses à faire !) ne doivent pas tout nettoyer elle-même, après la session:

On organise plusieurs équipes de nettoyage ayant à nettoyer une partie déterminée du bâtiment. Vous trouverez le matériel de nettoyage (y compris les aspirateurs) aux différents étages:

- dans les deux étages des chambres à coucher: à la fin du couloir du côté jardin dans le placard

- rez-de-chaussée: aspirateur en face des armoires dans le couloir menant aux salles de réunion

- cuisine : produits de nettoyage dans le placard sous l'évier gauche; las seaux, brosses, etc. dans le petit couloir entre la cuisine et la réserve. On vous prie de remettre tout à sa place après le nettoyage. A moins que vous ne restiez plus longtemps à l'Institut (il faut en informer l'équipe), il faut vider votre chambre avant le nettoyage pour que l'on puisse la nettoyer. Si vous restez plus longtemps il va de soi que vous la nettoyiez vous-même avant de partir, ainsi que tous les espaces que vous avez employés (douches, toilettes, cuisine, etc.). Chaque équipe de nettoyage nettoie les escaliers qui correspondent à sa section, ramasse les déchets des poubelles dans les sacs en plastique. Nettoyez éventuellement les poubelles mais il ne faut surtout pas les descendre à la cuisine. A chaque étage vous trouverez les instructions de nettoyage ou demandez aux membres de l'équipe.

L'Institut n'a pas de personnel de nettoyage. Tout ce que vous ne faites pas, c'est aux membres de l'équipe de le faire par après !

Afin d’alléger le travail d’entretien et ne pas trop abîmer les moquettes, on demande aux participants de mettre d’autres souliers (ou pantoufles) à l’intérieur de l’école. Des étagères portes-chaussures se trouvent à l’entrée.

10. Sécurité

Amsterdam est une ville agréable ayant une vie culturelle abondante et variée. Le temps de loisirs peut donc être utilisé de façon fort plaisante. Cependant, les participants doivent faire attention à ne pas se mettre dans une situation qui pourrait porter préjudice à l’école, ou mettre en question la poursuite de nos activités.

Le 202 sert de porte d’entrée et de sortie. Elle peut être ouverte et fermée à l’aide du verrou mécanique à combinaison. La porte ne se ferme pas automatiquement quand on la claque. En conséquence, quand vous sortez, vérifiez bien qu’elle a été correctement fermée.

Tout particulièrement si vous venez à l’Institut pour la première fois, orientez-vous, prenez note de l’emplacement des sorties de secours, en cas de problèmes, etc. Il y a des lances d’incendies partout dans le bâtiment. Toutes les grandes salles et les corridors sont pourvus de lumières de secours qui s’allument en cas de coupure de courant.

L’Institut, institution officielle, reçoit régulièrement la visite de divers fonctionnaires des services publics, et aussi de commerçants. En cas de doute, ou si vous ne connaissez pas la personne, appelez un membre de la direction de la session ou de l’équipe permanente. Une fois encore : n’amenez pas d’amis ou de visiteurs dans nos locaux si vous n’avez pas reçu au préalable l’accord explicite du staff.

Les drogues sont strictement défendues, quelle que soit leur nature

Fumer

Il est absolument interdit de fumer dans les zones non-fumeurs, non seulement pour protéger la santé des non-fumeurs, mais aussi pour des raisons de sécurité et des réglementations spécifiques des pompiers. Ces zones sont indiquées : les chambres à coucher, salles de lecture, bibliothèques. Avant d’allumer une cigarette, assurez-vous que vous avez un cendrier sous la main. Ne jetez pas les mégots directement dans les corbeilles ou poubelles !